Wdrożenie Systemu Zarządzania Forte umożliwiło Zespołowi „MAZOWSZE” obsługę różnorodnych umów z pracownikami i współpracownikami, zapewniając dalszy rozwój współpracy z twórcami kultury.

Państwowy Zespół Ludowy Pieśni i Tańca „MAZOWSZE”, noszący obecnie imię jego założyciela - Tadeusza Sygietyńskiego - to z pewnością najbardziej znany zespół folklorystyczny w Polsce, popularny także poza granicami kraju. Stworzony 8 listopada 1948 roku zatrudnia obecnie 160 pracowników i osiąga obroty rzędu 10 mln złotych rocznie. Do jego ważnych aktywów należy m.in. zabytkowy zespół pałacowo-parkowy „KAROLIN”, gdzie spotykają się artyści i gdzie prezentowana jest twórczość zespołu. To właśnie możliwość współpracy z wieloma artystami i różnorodność relacji z nimi zadecydowała o tak bogatym dorobku kulturalnym „MAZOWSZA”, stanowiąc o dynamice jego rozwoju i dzisiejszej pozycji. Do najważniejszych zadań zespołu należy popularyzowanie folkloru Mazowsza i innych regionów kraju oraz działalność koncertowa. Celem jest także gromadzenie i opracowywanie zabytków folkloru polskiego w celu zachowania dorobku „MAZOWSZA", a także ochrona zbioru zabytków, strojów ludowych oraz stałe jego uzupełnianie.

Wyzwanie

Współpraca z tak licznym gronem artystów, a także etatowych pracowników i współpracowników rodzi liczne wyzwania związane z zarządzaniem ludźmi. Muszą one znaleźć odzwierciedlenie w systemie kadrowo-płacowym. Dodatkowo nie jest łatwo zarządzać finansami tak złożonej struktury. Obecnie wszystkie problemy rozwiązywane są z pomocą narzędzi informatycznych w postaci systemu finansowo-księgowego oraz oprogramowania do zarządzania kadrami i płacami. Stosowane jeszcze w 2005 roku oprogramowanie SM BOSS nie zapewniało odpowiedniej elastyczności koniecznej przy wprowadzaniu do systemu informatycznego złożonych umów autorskich – konieczna była zmiana systemu kadrowego oraz finansowo-księgowego.

Nasze potrzeby w zakresie finansów i księgowości nie były specyficzne i nie odbiegały od wymagań innych instytucji – wspomina Anna Nyc, główna księgowa w „MAZOWSZU”. – Tym, co wymagało szczególnego zaangażowania ze strony wdrożeniowców, był dość skomplikowany system wynagradzania, który wymagał wprowadzenia wielu dodatkowych informacji: składników do modułu kadrowo-płacowego.” – uzupełnia Anna Nyc.

O wyborze oprogramowania firmy Sage zadecydowały jego możliwości, elastyczność i pozytywne doświadczenia pracowników księgowości, którzy już z niego korzystali w trakcie swojej kariery zawodowej.

Większość programów na rynku nie obsługiwała umów o dzieło z przekazaniem praw autorskich – obejmujących 50-procentowe koszty uzyskania. Program kadrowo-płacowy Sage potrafił sobie z tym poradzić. – mówi Jarosław Sobczak, główny informatyk w „MAZOWSZU”.

Celem wprowadzenia nowego oprogramowania było zapewnienie lepszej współpracy między modułami (kadrowo-płacowym i finansowo-księgowym). Przejście na oprogramowanie Sage wiązało się także z porzuceniem systemu DOS na rzecz bardziej przyjaznego interfejsu okienkowego środowiska Windows. Od strony informatycznej nowy system stał się także łatwiejszy w utrzymaniu i bardziej pasował do działającej w „MAZOWSZU” infrastruktury informatycznej.

Jedną z głównych przyczyn przejścia na rozwiązanie firmy Sage była możliwość pracy okienkowej. – wspomina Jarosław Sobczak. Obecnie większość użytkowników przyzwyczajona jest do korzystania z systemu okienkowego, a system DOS-owy – poza utrudnieniami związanymi ze sposobem obsługi – jest też uciążliwy od strony informatycznej.

Wdrożenie

Pozytywne doświadczenia z oprogramowaniem Sage z linii Symfonia skłoniły „MAZOWSZE” do kontynuowania korzystania z rozwiązań tej firmy. W listopadzie 2009 roku wdrożono System Zarządzania Forte. Na implementację złożyły się następujące etapy: analiza potrzeb klienta, weryfikacja baz danych oprogramowania linii Symfonia, próbna, a następnie finalna konwersja baz danych z Symfonii do Systemu Forte. Na końcu zaś dostosowanie programów do wymagań klienta.

Wdrożenie prowadził Dział Wdrożeń i Konsultacji Sage sp. z o.o., reprezentowany przez Łukasza Brzóskę (obszar Kadr i Płac) oraz Leszka Sobotę (obszar Finansów i Księgowości). Wdrożono trzy stanowiska modułu Forte Kadry i Płace oraz cztery stanowiska modułu Forte Finanse i Księgowość. Podczas wdrożenia „MAZOWSZE” korzystało ze standardowych konsultacji, które rozpoczęły się od analizy sytuacji klienta i określenia planu działania. Po ustaleniu potrzeb klienta prace stały się bardziej systematyczne, dzięki czemu wdrożenie mogło przebiegać płynnie. Dodatkową zaletą współpracy z Sage był krótki czas wdrożenia: implementacja modułu Kadry i Płace oraz modułu Finanse i Księgowość trwała po trzy dni robocze.

Na potrzeby Zespołu na stałe ustawiona została współpraca między modułami Systemu Zarządzania Forte. Dodatkowo „MAZOWSZE” realizuje przelewy elektroniczne do systemu bankowego, używając uzupełniającego rozwiązania w module Kadry i Płace. Do wdrożenia wykorzystano sprzęt będący już wcześniej w posiadaniu działu IT „MAZOWSZA” i nie zachodziła konieczność ponoszenia dodatkowych kosztów na wymianę komputerów i sieci informatycznej. Obecnie program jest na bieżąco aktualizowany o pojawiające się zmiany prawne i funkcjonalne, przygotowane przez Sage.

Podstawowe działania związane z obsługą systemu Forte wykonywane są przez nasz dział IT. – mówi Jarosław Sobczak.

Ze względu na strategiczne znaczenie systemów dla funkcjonowanie zespołu MAZOWSZE, dalszą współpracę z Sage oparto o umowę serwisową VIP. Gwarantuje ona stały kontakt pracowników MAZOWSZA z opiekunami, którymi zostały osoby wdrażające program.

Pozwala to na ciągłe doskonalenie znajomości programu przez pracowników, rozwiązywanie trudnych sytuacji oraz dalsze usprawnianie obsługi bieżących procesów, przez lepsze wykorzystanie zakupionych narzędzi informatycznych.

Regularny kontakt z klientem i zaangażowanie jego pracowników w połączeniu z wieloletnim doświadczeniem konsultantów Sage zaowocowały znacznym skróceniem czasu wdrażania systemu. Wprowadzone u klienta modyfikacje znacznie usprawniły pracę działu HR, a zwiększenie zakresu czynności wykonywanych przez program skutkowało znaczną oszczędnością czasu. – mówi Łukasz Brzóska, konsultant Sage sp. z o.o.

Korzyści

W wyniku wdrożenia programu Forte Kadry i Płace oraz Forte Finanse i Księgowość, zapewniono zgodność z najnowszymi standardami księgowymi oraz przepisami prawa i umożliwiono dalsze wsparcie oprogramowania ze strony dostawcy.

Wdrożenie pozwoliło zautomatyzować i przyspieszyć wiele prac dotychczas wykonywanych ręcznie. System jest intuicyjny, prosty w obsłudze i zapewnia wszystkie funkcje, które są nam obecnie potrzebne. – mówi Anna Nyc.

Nową aplikację okienkową, pracującą w środowisku Windows, cechuje też większa dostępność. System pozwala na lepszą współpracę między modułami finansowo-księgowym oraz kadrowo-płacowym.

Oprogramowanie działa w architekturze klient-serwer. Z informatycznego punktu widzenia najistotniejszą korzyścią jest możliwość skalowania systemu, nie wymagająca działań z naszej strony. – mówi Jarosław Sobczak. Poprzednie oprogramowanie działało na zasadzie dostępu do plików, a obecny System Forte współpracuje już z bazami danych. Zwiększa to wydajność działania i poprawia niezawodność. – uzupełnia Jarosław Sobczak.

Poprawił się komfort pracy, bo oprogramowanie jest wydajniejsze i łatwiejsze w użyciu, a niektóre z zadań wykonują się automatycznie. – puentuje Anna Nyc.

---

Klient: Państwowy Zespół Ludowy Pieśni i Tańca „MAZOWSZE”

Sektor: Kultura

Działalność: Widowiska artystyczne

Specjalizacja: koncerty, działalność kulturotwórcza, opieka nad dziedzictwem narodowym

Liczby:

• 160 pracowników
• 10 000 000 zł – roczny obrót

Rozwiązanie System Zarządzania Forte:

• Kadry i Płace 2010
• Finanse i Księgowość 2010
• Microsoft SQL Serwer 2005

Potrzeby:

Funkcjonalny system, automatyzujący prace biurowe Zapewnienie obsługi skomplikowanych umów kadrowych z pracownikami i współpracownikami Szybszy dostęp do informacji System okienkowy umożliwiający łatwiejszą obsługę Aktualizacje systemu do nowych wersji

Korzyści:

Zmniejszenie kosztów dzięki usprawnieniu działania księgowości i szybszemu działaniu systemu Oszczędność czasu dzięki automatyzacji pracy działu księgowości i kadr Zwiększenie bezpieczeństwa systemu przez bardziej niezawodną architekturę i zapewnienie elastyczności w obszarze kadrowo-płacowym

---

Źródło: www.sage.com.pl